Büro 4.0 - auf die Plätze, fertig: DIGITAL

Industrie 4.0 ist schon seit Jahren in aller Munde und eines der Kernthemen der Digitalen Agenda der Bundesregierung. Industrie 4.0 stellt die industrielle Revolution dar und vereint die industrielle Produktion mit modernster Kommunikations- und Informationstechnik. Die Digitalisierung verändert sowohl die Gesellschaft als auch die Wirtschaft. Digitale Arbeitsmodelle lösen traditionelle Arbeitsweisen ab. So zeigt beispielsweise eine Studie von Fraunhofer IOS und Kyocera: Digitales Arbeiten macht produktiver

Aber nicht nur in der Industrie, auch im Büro ist die Vernetzung von Informations- und Kommunikationstechnologien und die digitale Transformation erkennbar. Wir befinden uns seit Jahren auf dem Weg zum digitalen Büro. Durch die steigende Komplexität und ein gestiegenes Arbeitsvolumen setzen viele Unternehmen bereits auf intelligente IT-Lösungen um ihre Prozesse effizient zu managen und zu optimieren.

 

Höhere Performance durch Digitalisierung

Das tägliche Suchen, Verteilen, Aktualisieren und Archivieren von Dokumenten verbraucht sehr viel Zeit. Je effizienter Sie das Managen Ihrer Dokumente gestalten, desto mehr Zeit bleibt Ihren Mitarbeitern für die produktive Arbeit.

Durch die Digitalisierung werden Bearbeitungsprozesse verbessert und optimiert. Die Prozesse haben eine hohe Transparenz und Datenkonsistenz, wodurch Mitarbeiter entlastet und die Datenerfassung vereinfacht wird.  Geschäftsprozesse können automatisch ablaufen, die Mitarbeiter können schneller auf Informationen zugreifen. Ihre Arbeitsabläufe können flexibel gehandhabt und schnell geändert werden.

Auch die Echtzeitfähigkeit der administrativen Prozesse rückt immer mehr in den Fokus. Vermeidung redundanter Informationen, Verbesserung des Informationsflusses, automatische Arbeitsabläufe, transparente Informationen und intelligente Schnittstellen.

Unternehmen, in denen die digitale Transformation bereits fortgeschritten ist, sind deutlich produktiver (iao.fraunhofer.de).  Als wichtigste Motive für digitales Arbeiten werden das schnelle Finden und Weitergeben von Dokumenten (91 Prozent Zustimmung), das einfachere Teilen von Informationen (86 Prozent Zustimmung) sowie orts- und zeitunabhängiges Arbeiten (78 Prozent Zustimmung) angegeben. Jedoch halten auch sehr viele Teilnehmer IT-Geräte für zu umständlich und erledigen daher viele Dinge lieber in Papierform (86 Prozent Zustimmung).

 

Ihr Weg zum digitalen Büro

Wo lohnt sich bei Ihnen die Digitalisierung? Wir bieten Ihnen die Durchführung einer umfassenden Beratung mit Prozessanalyse und Konzeptentwicklung.

Im Detail bedeutet dies, wir analysieren Ihre Output-Kosten, prüfen Ihre IT-Infrastruktur, analysieren den Stand der Digitalisierung in Ihrer Verwaltung und Ihrer gesamten System-Infrastruktur.

Daraus resultiert eine konkrete Handlungsempfehlung als priorisierter Maßnahmenkatalog. Sprich: Ein Fahrplan mit dem Ziel der Digitalisierung Ihrer Verwaltungs-  und Dokumentenprozesse.

Anhand der nachfolgenden interaktiven Grafik zeigen wir Ihnen Möglichkeiten und Ideen zum Thema Büro 4.0:

Nur wer seine geschäftskritischen Dokumentenprozesse - Dokumentenworkflows - kennt, kann diese auch optimieren. Mit einer ausführlichen Ist-Analyse der Output-Kosten, beraten wir Sie gerne bei er Optimierung Ihrer Unternehmensprozesse. Gerne geben wir Ihnen auch eine gezielte Empfehlung für die Analyse  der Geschäftsworkflows, die nach unserer Erfahrung das höchste Einsparpotenzial beinhalten, wie Rechnungs-, Auftragsbestätigungs- oder Lieferscheinworkflows. Gemeinsam verfolgen wir mit Ihnen den Weg der ausgewählten geschäftsrelevanten Dokumente. Von der Erfassung über die Bearbeitung, die Prüfung, den Druck und den Versand bis zur Ablage. Dabei stellen wir fest, welche  Mitarbeiter und Abteilungen in die einzelnen Workflows involviert sind und welche Arbeitsaufwände und Workflowkosten tatsächlich entstehen.

Der Workflow Manager lässt sich schnell und einfach implementieren und passt sich Ihren Prozessen und Anforderungen an. Managen Sie Ihre Dokumente effizient.

Unser Workflow-Management-System für das digitale Dokumenten Management sogt für eine strukturierte Ablage und den effizienten Fluss von Dokumenten durch das Unternehmen

Unser Workflow Manager bietet Ihnen den Komfort des digitalen Dokumentenmanagements für folgende Bereiche:

  • Digitales Vertragsmanagement – Übersicht alle Vertragslaufzeiten
  • Digitales Kundenmanagement – alle Kundeninfos auf einen Blick überall abrufbar
  • Digitales Personalmanagement –alle wichtigen Personaldokumente werden gebündelt
  • Digitales Einkaufsmanagement – alle Lieferanteninfos auf einen Blick und erleichtere Rechnungsprüfung

Unsere Mobile Printing Lösungen ermöglichen das mobile Drucken und Scannen von Ihrem Smartphone oder Tablet. Egal ob iOs- oder Android basierte Geräte: Sie bauen sich einfach innerhalb eines Wireless-LAN eine Verbindung auf – ganz ohne eine Cloud-Anbindung.

Durch intelligente Archivierungslösungen unterstützen wir Sie bei der Optimierung Ihrer Prozesse. Unsere Lösungen unterstützen Sie bei der digitalen Transformation Ihres Dokumentenmanagements und ermöglichen die automatische, digitale Archivierung Ihrer Dokumente. Eingangsrechnungen werden beispielsweise gescannt und automatisch nach der Rechnungs- und Lieferantennummer abgelegt. Dies erspart nicht nur viel Zeit für das Archivieren, sondern auch für das spätere Suchen der Dokumente und reduziert die Fehlerquellen. 

Bestellen Sie Ihr Büromaterial bei einem einzigen Lieferanten oder beziehen Sie viele Artikel bei unterschiedlichen Anbietern? Woher beziehen Sie beispielsweise Artikel aus den Bereichen Reinigung & Hygiene, Arbeitsschutz & Catering und Ihr Büromaterial?

Viele dieser Artikel sind klassische C-Artikel. Der Einkauf dieser Artikel nimmt heute einen Anteil von 60 Prozent aller getätigten Bestellungen und der damit verbundenen Kosten ein. Die C-Artikel machen allerdings nur einen Anteil von ca. 5 Prozent des gesamten Einkaufsvolumens aus.

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