Dokumentenmanagement mit Köpfchen [BMK]

Mit dem Kyocera Workflow Manager - einfach und schnell einsteigen

Wo liegt die aktuelle Version des Textes? Welche Datei enthält das finale Angebot? Hat der Kolle­ge das Projekt bereits abgerechnet?

Mitarbeiter verbringen im Durchschnitt 9,6 Stunden pro Woche mit der Suche nach Dokumenten.

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Mithilfe intelligenter DMS-Lösungen lassen sich Dokumente bzw. darin enthaltene Informationen dank durchsuchbarer Datenbanken nicht nur sekundenschnell wiederfinden. Durch die digitale Archivierung gehen auch weniger Dokumente verloren, während Informations­prozesse transparenter werden. Viele Unternehmen sehen die Digitalisierung zwar als Chance, haben aber Nachholbedarf bei der Koordinierung und Umsetzung.

Wo lohnt sich die Digitalisierung bei Ihnen?

Sie möchten die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen ausbauen und brauchen Unterstützung dabei?

Mit kompetenter und intensiver Beratung unterstützen wir Sie nicht nur bei der Digitalisierung von dokumentenbasierten Unternehmensprozessen, wir entwickeln gemeinsam mit Ihnen passende, auf Ihre Prozessen und Anforderungen zugeschnittene Workflow-Lösungen.

Unsere Dienstleistungen entlasten Sie von umfangreichen administrativen Tätigkeiten, sodass Sie sich wieder ganz auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können. Durch unser Dienstleistungskonzept genießen Sie höchste Flexibilität und vermeiden personelle Engpässe.

DIGITALES VERTRAGSMANAGEMENT

Organisiert, Schnell, Sicher

Viele Details erfordern viel Abstimmung

Um Laufzeiten, Konditionen und Fristen im Griff zu haben, ist Teamarbeit gefragt. Deshalb sind bei Verträgen mit Lieferanten und Dienstleistern in aller Regel verschiedene Mitarbeiter involviert, um sachliche, rechtliche oder buchhalterische Aspekte in der Vertragsgestaltung zu überprüfen.

Der Kyocera Workflow Manager macht kurzen Prozess

Mit dem vorkonfigurierten KYOCERA Workflow Manager CM nimmt Ihr Vertragsmanagement Tempo auf. Dank Vorlagen und Textbausteinen ist ein Vertragsentwurf mit wenigen Mausklicks erstellt. Das Modul CM stellt eine standardisierte Struktur für digitale Vertragsakten zur Verfügung: mit allen Details wie Beschreibungen, Konditionen, Fristen und involvierten Kontakten. Nach Vertragsabschluss überwacht das Modul selbstständig alle Fristigkeiten und erinnert die zuständigen Mitarbeiter automatisch per E-Mail.

DIGITALES EINKAUFSMANAGEMENT

ORGANISIERT, OPTIMIERT, PROFITABEL

ZU VIELE HÄNDE, ZU ZEITRAUBEND

Jeden Tag gehen Rechnungen ein, werden geöffnet, weitergeleitet und geprüft, bevor sie beglichen werden können. Die herkömmliche, händische Rechnungsprüfung, bei der bis zu fünf oder sechs Mitarbeiter eingebunden sind, ist zeitintensiv und kostet bares Geld in Form entgangener Skonti oder Mahnkosten.

EFFIZIENT UND PROFITABEL

Schneller und wirtschaftlicher geht es mit dem KYOCERA Workflow Manager. Das vorkonfigurierte Modul PM zentralisiert Lieferanten und Bestellinformationen wie Artikel, Preislisten, Verträge, Produktinformationen und Bewertungen. Aktuelle Inhalte sind für alle Abteilungen und Standorte verfügbar und ermöglichen schnelle und kompetente verlässliche Auskünfte bei Rückfragen zu Vorgängen oder Terminen. Strukturierte Abläufe bei der Bearbeitung gewährleisten effiziente Teamarbeit und machen Rechnungsfreigabeprozesse transparenter, schneller und wirtschaftlicher. Durch den Zeitgewinn lassen sich Skonti ausschöpfen und Mahnkosten vermeiden.

Digitales Personalmanagement

Zentralisiert, Automatisiert, Zeitsparend

 

WENN UNTERLAGEN DURCHS HAUS WANDERN

Für Ihr Personalmanagement ist es unerlässlich, mit gut organisierten Akten zu arbeiten, die vollständig und aktuell sind. Spätestens, wenn eine Einstellung, Beförderung oder ein Austritt ansteht, müssen Beurteilungen, Verträge oder Gehaltsabrechnungen vorliegen.

DER KYOCERA WORKFLOW MANAGER BÜNDELT ALLE DOKUMENTE

Das HR-Modul des KYOCERA Workflow Managers sorgt für eine deutliche Beschleunigung und Vereinfachung von Personalaufgaben. Sämtliche personalrelevanten Dokumente wie Arbeitsverträge, Lohnabrechnungen, Urlaubsanträge, Krankmeldungen, Reisekosten-Abrechnungen oder Weiterbildungsnachweise werden rechtssicher in einer digitalen Akte gespeichert und zentral und strukturiert verwaltet. Der digitale Workflow im Personalmanagement garantiert Übersicht, Transparenz und zentrale Verfügbarkeit aller Informationen.

 

 


DIGITALES KUNDENMANAGEMENT

Verlässlich, Aktuell, Clever

LANGE SUCHEN RAUBT ZEIT UND ENERGIE

Kunden freuen sich über schnelle und kompetente Antworten und Hilfestellung bei Rückfragen, Problemen oder Reklamationen. Vertrieb und Innendienst sind erfolgreicher, wenn sie Informationen zu einem bestimmten Kundenauftrag treffsicher finden.

 

INFORMATIONEN AUF KNOPFDRUCK 

Das SDModul des KYOCERA Workflow Managers bündelt Kundendaten, Vorgänge und Dokumente in digitalen Akten. Ob Bestellungen, Reklamationen, Lieferstatus oder technische Fragen – alle Mitarbeiter mit Kundenkontakt haben schnellen und zentralen Zugriff auf relevante Dokumente. Vorgefertigte Ablagestrukturen erleichtern die Arbeit und die integrierte Volltextsuche liefert in Sekundenschnelle die gewünschte Information.

Wie weit ist der Mittelstand bei der Digitalisierung?

Diese Frage diskutiert Moderator Torsten Knippertz mit seinen Gästen Dr. Consuela Utsch (Geschäftsführerin bei der Unternehmensberatung acuroc), Mark Alexander Schulte (Analyst bei IDC Central Europe) sowie Sebastian Leppert (Vorstandsmitglied der Initiative next_MG) in der zweiten Folge KYOCERA Podcasts digiTALK.


Neues aus unserem Blog mit Köpfchen

  • KYOCERA Workflow Manager erhält die Note „sehr gut“

    Die Fachzeitschrift FACTS hat den KYOCERA Workflow Manager im Redaktionsalltag getestet und für „sehr gut“ befunden.  

    Was die Redaktion an der DMS-Lösung überzeugt hat und wie man die Software eingesetzt hat, um papierlos zu arbeiten erfahren Sie hier.

  • Vier Tipps zur Dokumentensicherheit

    Das Thema IT-Sicherheit steht traditionell bei deutschen Unternehmen hoch im Kurs, dennoch findet fast jeder Fünfte beispielsweise vertrauliche Dokumente von Kollegen im Ausgabefach des Druckers, 28 Prozent davon sogar regelmäßig.

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  • DIGITALES ARBEITEN MACHT PRODUKTIVER

    Unternehmen, in denen die digitale Transformation bereits fortgeschritten ist, sind deutlich produktiver. Dies ist das Ergebnis eine aktuelle Umfrage des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) in Kooperation mit Kyocera Document Solutions.

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  • Analog Frühstucken - digital Denken

    Frühstück ist fertig! – Rund 45 Gäste konnten bei Kaffee, Brötchen & Co. Digitalisierungsexperten lauschen und in einem gemütlichen Rahmen im VIP Restaurant des Weser – Stadions mehr über zukunftsorientierte Workflows in mittelständischen Unternehmen, Effizienz im Büro und die Möglichkeit vom digitalen  Dokumentenmanagement erfahren.

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ICH BERATE SIE GERNE IN ALLEN FRAGEN ZUM THEMA Dokumentenmanagement:

Christian Krügel
Christian Krügel
Leiter Vertrieb
ITIL-Zertifiziert
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