Dokumentenmanagement mit Köpfchen [BMK]

Mit dem Kyocera Workflow Manager - Dokumente spielend einfach managen

Kaum ein Tag vergeht, an dem man nicht irgendwo über das Thema Digitalisierung stolpert. Von alles verändernden Technologien ist die Rede, die vollkommen neue Geschäftsmodelle ermöglichen und ganze Branchen durcheinanderwirbeln. Szenarien einer sich veränderten Gesellschaft, neue Arbeitskulturen und neue Lebensmodelle werden heraufbeschworen.

Oft wird Digitalisierung auf sehr abstrakter Ebene diskutiert. Doch wird dabei nicht allzu häufig vergessen, dass man auch im Bestehenden bereits Wesentliches verbessern kann? Von Rechnungen über die Kundenkommunikation bis zu Arbeits-abläufen: Im Büro ist vieles schnell und mit geringem Aufwand mit Hilfe etablierter Lösungen digitalisierbar.

Ganz unter diesem Motto „Digitale Akten für effizientes Dokumenten-Management“, sehen wir unsere Aufgabe als beratendes Unternehmen in der Betrachtung, Analyse und anschließende Optimierung von Dokumentenprozessen.

Wie gut Ihre Dokumentenprozesse organisiert sind, erkennen Sie daran, wie viel Zeit Sie in Ihrer täglichen Arbeit auf die Suche, Aktualisierung, Verteilung und Archivierung von Dokumenten verwenden.

 

Wussten Sie zum Beispiel, dass …

... Mitarbeiter 9,6 Stunden pro Woche mit der Suche nach Dokumenten verbringen

... Nur 18 Prozent der mittelständischen Unternehmen bisher Hilfe bei der Gestaltung der digitalen Transformation gesucht haben

... 74 Prozent befragter Unternehmen sagen, die Einführung neuer Software-Lösungen habe sich positiv auf die Performance ihrer internen Büro- und Verwaltungsprozesse ausgewirkt

... Knapp 63 Prozent der Unternehmen angeben, die Kundenzufriedenheit hat sich durch optimierte Prozessabläufe deutlich steigern können

Dies ergab eine aktuelle Bitkom Studie (Digitalverband Deutschland) zum Digital Office Index (DOI). Gut die Hälfte (51 Prozent) der befragten Unternehmen, konnte außerdem die Datensicherheit erhöhen. Viele der befragten Unternehmen sehen die Digitalisierung zwar als Chance, haben aber Nachholbedarf bei der Koordinierung und Umsetzung.

Wo lohnt sich die Digitalisierung bei Ihnen?

Sie möchten die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen ausbauen und brauchen Unterstützung dabei?

Mit kompetenter und intensiver Beratung unterstützen wir Sie nicht nur bei der Digitalisierung von dokumentenbasierten Unternehmensprozessen, wir entwickeln gemeinsam mit Ihnen passende, auf Ihre Prozessen und Anforderungen zugeschnittene Workflow-Lösungen.

Unsere Dienstleistungen entlasten Sie von umfangreichen administrativen Tätigkeiten, sodass Sie sich wieder ganz auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können. Durch unser Dienstleistungskonzept genießen Sie höchste Flexibilität und vermeiden personelle Engpässe.

Kontaktieren Sie uns gerne. Wir analysieren Ihre Output-Kosten und Prozesse nicht nur anhand von Zahlen, sondern gehen auch auf die persönlichen Bedürfnisse ein.

DIGITALES VERTRAGSMANAGEMENT

Organisiert, Schnell, Sicher

Viele Details erfordern viel Abstimmung

Um Laufzeiten, Konditionen und Fristen im Griff zu haben, ist Teamarbeit gefragt. Deshalb sind bei Verträgen mit Lieferanten und Dienstleistern in aller Regel verschiedene Mitarbeiter involviert, um sachliche, rechtliche oder buchhalterische Aspekte in der Vertragsgestaltung zu überprüfen.

Der Kyocera Workflow Manager macht kurzen Prozess

Mit dem vorkonfigurierten KYOCERA Workflow Manager CM nimmt Ihr Vertragsmanagement Tempo auf. Dank Vorlagen und Textbausteinen ist ein Vertragsentwurf mit wenigen Mausklicks erstellt. Das Modul CM stellt eine standardisierte Struktur für digitale Vertragsakten zur Verfügung: mit allen Details wie Beschreibungen, Konditionen, Fristen und involvierten Kontakten. Nach Vertragsabschluss überwacht das Modul selbstständig alle Fristigkeiten und erinnert die zuständigen Mitarbeiter automatisch per E-Mail.

DIGITALES EINKAUFSMANAGEMENT

ORGANISIERT, OPTIMIERT, PROFITABEL

ZU VIELE HÄNDE, ZU ZEITRAUBEND

Jeden Tag gehen Rechnungen ein, werden geöffnet, weitergeleitet und geprüft, bevor sie beglichen werden können. Die herkömmliche, händische Rechnungsprüfung, bei der bis zu fünf oder sechs Mitarbeiter eingebunden sind, ist zeitintensiv und kostet bares Geld in Form entgangener Skonti oder Mahnkosten.

EFFIZIENT UND PROFITABEL

Schneller und wirtschaftlicher geht es mit dem KYOCERA Workflow Manager. Das vorkonfigurierte Modul PM zentralisiert Lieferanten und Bestellinformationen wie Artikel, Preislisten, Verträge, Produktinformationen und Bewertungen. Aktuelle Inhalte sind für alle Abteilungen und Standorte verfügbar und ermöglichen schnelle und kompetente verlässliche Auskünfte bei Rückfragen zu Vorgängen oder Terminen. Strukturierte Abläufe bei der Bearbeitung gewährleisten effiziente Teamarbeit und machen Rechnungsfreigabeprozesse transparenter, schneller und wirtschaftlicher. Durch den Zeitgewinn lassen sich Skonti ausschöpfen und Mahnkosten vermeiden.

Digitales Personalmanagement

Zentralisiert, Automatisiert, Zeitsparend

 

WENN UNTERLAGEN DURCHS HAUS WANDERN

Für Ihr Personalmanagement ist es unerlässlich, mit gut organisierten Akten zu arbeiten, die vollständig und aktuell sind. Spätestens, wenn eine Einstellung, Beförderung oder ein Austritt ansteht, müssen Beurteilungen, Verträge oder Gehaltsabrechnungen vorliegen.

DER KYOCERA WORKFLOW MANAGER BÜNDELT ALLE DOKUMENTE

Das HR-Modul des KYOCERA Workflow Managers sorgt für eine deutliche Beschleunigung und Vereinfachung von Personalaufgaben. Sämtliche personalrelevanten Dokumente wie Arbeitsverträge, Lohnabrechnungen, Urlaubsanträge, Krankmeldungen, Reisekosten-Abrechnungen oder Weiterbildungsnachweise werden rechtssicher in einer digitalen Akte gespeichert und zentral und strukturiert verwaltet. Der digitale Workflow im Personalmanagement garantiert Übersicht, Transparenz und zentrale Verfügbarkeit aller Informationen.

 

 


DIGITALES KUNDENMANAGEMENT

Verlässlich, Aktuell, Clever

LANGE SUCHEN RAUBT ZEIT UND ENERGIE

Kunden freuen sich über schnelle und kompetente Antworten und Hilfestellung bei Rückfragen, Problemen oder Reklamationen. Vertrieb und Innendienst sind erfolgreicher, wenn sie Informationen zu einem bestimmten Kundenauftrag treffsicher finden.

 

INFORMATIONEN AUF KNOPFDRUCK 

Das SDModul des KYOCERA Workflow Managers bündelt Kundendaten, Vorgänge und Dokumente in digitalen Akten. Ob Bestellungen, Reklamationen, Lieferstatus oder technische Fragen – alle Mitarbeiter mit Kundenkontakt haben schnellen und zentralen Zugriff auf relevante Dokumente. Vorgefertigte Ablagestrukturen erleichtern die Arbeit und die integrierte Volltextsuche liefert in Sekundenschnelle die gewünschte Information.

Wie weit ist der Mittelstand bei der Digitalisierung?  

Diese Frage diskutiert Moderator Torsten Knippertz mit seinen Gästen Dr. Consuela Utsch (Geschäftsführerin bei der Unternehmensberatung acuroc), Mark Alexander Schulte (Analyst bei IDC Central Europe) sowie Sebastian Leppert (Vorstandsmitglied der Initiative next_MG) in der zweiten Folge KYOCERA Podcasts digiTALK.

"Moderne u. innovative Technik im Unternehmen", so lautet auch das Sonderthema der Ausgabe 3/ 2017 des IHK Magazin WIRTSCHAFT Elbe | Weser. Hier berichten wir über die Chancen der Etablierung digitaler Technologien als Wettbewerbsfaktor.

Selbst kleine Maßnahmen können schon eine große Wirkung haben, wenn sie umfassend und alle Geschäfts- und Organisationsbereiche, wie HR, Einkauf, Vertrieb und allgemeiner Verwaltung erfassen.

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Christian Krügel
Christian Krügel
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ITIL-Zertifiziert
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